La fiche de paie est un document très encadré
Au moment du paiement du salaire, l’employeur doit établir une fiche de paie qui permet de justifier du versement de la rémunération au salarié. Faire des fiches de paie est un travail qui peut s’avérer fastidieux pour le gestionnaire de paie. En effet, la fiche de paie est un document très encadré qui doit respecter de nombreuses contraintes.
Comment faire un bulletin de salaire ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Comment créer une fiche de paie ? On répond à vos questions.
La fiche de paie ou fiche de salaire, encore appelée bulletin de salaire ou de paie, est un document nécessaire dans toute gestion de paie car il prouve le paiement de la rétribution financière des employés. C’est de ce fait, l’un des documents les plus importants de l’entreprise dont la réalisation nécessite une bonne maîtrise des mentions obligatoires qui doivent y figurer. Une fiche de paie peut être réalisée via un logiciel de paie pour davantage de gain de temps et de productivité. On vous explique de A à Z dans cet article comment réaliser une fiche de paie.
La fiche de paie doit comporter des mentions obligatoires qu’il est essentiel de ne pas omettre sous peine d’être sanctionné d’une amende de 450€ par bulletin de paie irrégulier. Depuis le 1er janvier 2020, le bulletin de paie simplifié est obligatoire : il permet une meilleure compréhension des bulletins de salaire par les salariés grâce à une présentation plus claire et une meilleure présentation des informations essentielles.
Parmi les catégories de mentions obligatoires qui doivent apparaître dans la fiche de paie, il est possible de citer :
- L’identité de l’employeur : nom, prénom, et l’adresse de l’employeur, le numéro SIRET, le code NAF, la convention collective applicable ;
- L’identité du salarié : nom, prénom, emploi occupé et la position de la classification conventionnelle ;
- Le nombre d’heures de travail avec une distinction entre les heures rémunérées à un taux normal et les heures complémentaires ;
- La rémunération brute ainsi que le salaire net, et les congés payés ;
- Le cas échéant, le remboursement des notes de frais ;
- Les contributions et cotisations sociales : chômage, santé, retraite, etc ;
- Le prélèvement à la source ;
- La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail du service public ; La mention “conserver le bulletin de salaire sans limitation de durée”.
Les premières informations à intégrer sur la fiche de paie sont celles liées à l’entreprise employeuse, celle qui paie le travailleur. Ces informations concernent la dénomination sociale, l’adresse de l’entreprise incluant le code postal et la ville de localisation de l’entreprise. Les autres informations sur l’entreprise à inscrire sont le numéro d’immatriculation, le code NAF, la convention collective et l’effectif des employés de la société.
Chaque fiche de paie doit comporter les informations sur le salarié concerné par ce document. Il est donc obligatoire d’inscrire les informations permettant d’identifier de façon unique cet individu. Il s’agit de son nom, du poste qu’il occupe, de son responsable de poste, son adresse, son numéro de sécurité sociale ainsi que son statut.
Vous devrez aussi renseigner le matricule, le type de contrat de l’employé, la période de travail pour laquelle la fiche est rédigée et le nombre d’heures de travail effectué par l’employé. S’il s’agit d’un salarié au forfait, mentionnez la nature du forfait et le volume de ce forfait.
Dans les lignes qui suivent les informations du salarié, vous devez indiquer le nombre d’heures de travail réalisé par le salarié et pour lequel la paie est calculée. Vous indiquerez le montant du salaire brut auquel correspond ce temps de travail. Ensuite, il faudra reporter toutes les heures supplémentaires effectuées par l’employé durant le mois en indiquant la majoration de chacune d’entre elles. Dans le cas où le salarié aurait pris des congés payés, mentionnez les dates de prise de ces congés ainsi que le montant d’indemnité qui s’applique. Enfin, calculez à partir des différents montants à payer au salarié, le montant total correspondant à son salaire brut.
Mentionnez sur la fiche de paie, tous les avantages en nature, les primes, les frais professionnels et indemnités dus au salarié en complément de son salaire de base et qui sont soumis à la cotisation sociale. Pour cela, vous avez juste à indiquer le montant auquel correspond chacun de ces accessoires des éléments du complément de salaire, qu’il s’agisse de voiture de fonction, prime de Noël ou autre.
Sur la fiche de paie, vous avez l’obligation de mentionner toutes les cotisations sociales applicables au salaire du travailleur. Pour chaque type de cotisation, vous devrez mentionner la base sur laquelle elle est appliquée, les taux de cotisation applicables au titre des cotisations salariales et patronales, le montant total à déduire du salaire par retrait des cotisations et le montant correspondant à la cotisation patronale. Indiquez le montant total des cotisations salariales déductibles et non déductibles du salaire imposable. Indiquez également le montant de toute autre retenue applicable au salaire du travailleur.
Sur la fiche de paie, vous devez indiquer le montant du salaire net de l’employé avant impôt et celui après impôt. La ligne de la rémunération nette avant impôt correspond au salaire à verser au travailleur après déduction des cotisations sociales déductibles du net imposable de la rémunération brute. La rémunération nette après impôt correspond à la somme à verser au travailleur s’il n’y avait eu aucune retenue à la source. D’ailleurs, avant de mentionner ce revenu net après impôt, vous devez indiquer toutes les informations sur le prélèvement à la source dont fait l’objet le salaire du travailleur.
Ces informations concernent l’assiette de la retenue à la source, le taux applicable à la retenue, le montant exact de la retenue et la somme que le salarié aurait reçue si cette retenue à la source n’était pas appliquée. On doit également retrouver sur la fiche de paie, le montant du salaire net imposable de l’employé, le montant de l’impôt sur le revenu retenu à la source ainsi que le montant des heures supplémentaires exonérées d’impôt. Finissez en indiquant le montant annuel cumulé de ces trois montants.